Steuern ohne Stress – Deine persönliche Checkliste für die vierteljährliche Steuer als Freelancer

Es ist wieder so weit. Ein neuer Monat, ein frischer Kaffee – und irgendwo im Hinterkopf ein leiser Gedanke: War da nicht was mit dem Finanzamt?

Ja, war da. Und wenn du freiberuflich arbeitest, kennst du dieses Gefühl vermutlich gut. Vierteljährlich grüßt die Umsatzsteuer-Voranmeldung, manchmal auch die Einkommensteuer-Vorauszahlung. Für viele Selbstständige ist das ein wiederkehrender Nervenkitzel zwischen Ordnung und Chaos.

Aber: Es muss nicht jedes Mal ein Mini-Drama sein. Mit einer klaren Struktur, ein bisschen Routine und einer guten Portion Überblick kannst du das Steuer-To-do entspannt und rechtzeitig abhaken.

Deshalb gibt’s hier die wohl nützlichste checklist for quarterly tax filing for freelancers, die du dir wünschen kannst – ganz ohne Behördendeutsch, aber mit echtem Praxiswert.

Vorweg: Wer muss überhaupt vierteljährlich ran?

Wenn du Freiberufler:in oder Selbstständige:r bist und dich beim Finanzamt gemeldet hast, kennst du das Spiel:

Umsatzsteuer-Voranmeldung: In der Regel monatlich oder vierteljährlich – je nachdem, wie hoch dein Umsatz im Vorjahr war.
Einkommensteuer-Vorauszahlung: Wenn das Finanzamt deinen Gewinn hoch genug einschätzt, wirst du zur Kasse gebeten – auch hier in der Regel viermal im Jahr.

Wer’s genau wissen will, wirft einen Blick in den letzten Steuerbescheid. Oder fragt die Steuerberatung des Vertrauens.

Die große Vierteljahres-Checkliste – Schritt für Schritt

✅ 1. Einnahmen und Ausgaben sammeln

Bevor du irgendwas abgeben kannst, brauchst du natürlich… Daten. Und zwar alle.

Alle Einnahmen des Quartals: Rechnungen, Gutschriften, Zahlungseingänge
Alle Ausgaben: Belege, Quittungen, Online-Käufe, Software-Abos
Bankkonto und ggf. PayPal abgleichen – ist alles verbucht?

Tipp: Arbeite idealerweise mit einem Buchhaltungstool wie Lexoffice, sevDesk, oder einfach einer gut geführten Excel. Hauptsache, du findest alles schnell wieder.

✅ 2. Belege richtig zuordnen

Buchhaltung ist mehr als nur sammeln. Jetzt wird sortiert:

Netto, Brutto, USt – alles korrekt erfasst?
Privatanteile rausrechnen (z. B. bei Handyrechnungen)
Reisekosten, Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten – nicht vergessen!

Wer digital bucht, kann vieles automatisieren – aber ein prüfender Blick schadet nie. Und ja: Auch der 3,29 €-Kassenbon zählt, wenn er beruflich war.

✅ 3. Umsatzsteuer berechnen (wenn du nicht Kleinunternehmer:in bist)

Als umsatzsteuerpflichtiger Freelancer musst du deine USt-Voranmeldung regelmäßig abgeben. Dafür brauchst du:

Summe der Umsatzsteuer, die du auf deine Rechnungen aufgeschlagen hast
Summe der Vorsteuer, die du beim Einkauf gezahlt hast

Die Differenz überweist du ans Finanzamt – oder bekommst sie zurück. Klingt kompliziert, geht aber mit Software und etwas Übung echt schnell.

✅ 4. Umsatzsteuer-Voranmeldung über Elster abschicken

Ist alles berechnet? Dann auf ins Elster-Portal. Dort:

Anmeldung mit deinem Zertifikat
Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ auswählen
Werte eintragen, plausibel checken
Abschicken und Frist notieren (meist der 10. des Folgemonats)
Überweisung rechtzeitig tätigen (du kriegst keine Erinnerung!)

Und falls du’s vergessen hast? Kein Drama – aber bitte möglichst schnell nachholen. Und beim nächsten Mal: Erinnerung ins Handy. Wirklich.

✅ 5. Einkommensteuer-Vorauszahlung prüfen

Wenn du zu den Glücklichen gehörst, die vierteljährlich Einkommensteuer vorab zahlen „dürfen“ (Augenzwinkern), dann heißt’s: pünktlich überweisen.

Betrag steht im letzten Steuerbescheid („Festsetzung von Vorauszahlungen“)
Zahlungsfrist prüfen (typisch: 10. März, Juni, September, Dezember)
Dauerauftrag einrichten oder rechtzeitig überweisen

Auch hier gilt: Bei großen Abweichungen zum tatsächlichen Einkommen kannst du einen Antrag auf Anpassung stellen.

✅ 6. Rücklagen bilden (unabhängig vom Finanzamt)

Auch wenn du noch keine Vorauszahlungen leisten musst – Rücklagen sind Gold wert. Denn die nächste große Steuerzahlung kommt bestimmt.

Faustregel für Rücklagen:

30–35 % des Nettogewinns auf ein Extra-Konto legen
Monatlich oder quartalsweise
Nicht anfassen. Echt nicht.

So wird das böse Erwachen im Folgejahr deutlich kleiner. Oder bleibt ganz aus.

✅ 7. Einmal kurz durchschnaufen

Ist alles raus? Super. Dann gönn dir was. Einen Kaffee. Eine Pause. Oder einfach nur ein stilles Nicken in Richtung deines digitalen Buchhaltungsordners.

Denn du hast’s wieder geschafft. Pünktlich. Organisiert. Und mit einem System, das sich mehr nach „Ich hab das im Griff“ als nach „Hilfe, Finanzamt!“ anfühlt.

Noch ein paar Extra-Tipps zum Abschluss

Mach dir eine feste Erinnerung im Kalender. Immer zum Quartalsende – oder besser ein paar Tage früher.
Sammle Belege unterwegs sofort digital. Foto, App, hochladen. Nicht aufschieben.
Arbeite mit Profis, wenn’s komplexer wird. Eine gute Steuerberatung kann Gold wert sein – und deine Nerven retten.
Nutze Tools mit DATEV-Schnittstelle. Falls du mit einem Steuerbüro zusammenarbeitest, erleichtert das vieles.

Fazit: Deine Steuer muss nicht nerven – sie darf einfach fließen

Klar, Buchhaltung ist nicht sexy. Aber sie ist machbar. Wenn du deine Abläufe einmal ordentlich strukturierst, läuft das Ganze plötzlich fast wie von selbst.

Und mit einer klaren checklist for quarterly tax filing for freelancers im Gepäck verlierst du nie wieder den Überblick – egal ob du Designer:in, Texter:in, Coach oder Fotograf:in bist.

Denn wer Ordnung in den Zahlen hat, schafft Raum im Kopf. Und das ist oft viel mehr wert als jede Rückzahlung.