Die Wahl einer einzigartigen Location ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Firmenevent. Während traditionelle Tagungshotels und Standard-Veranstaltungszentren ihren Zweck erfüllen, bietet ein unkonventioneller Ort die Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, die Kreativität zu fördern und die Unternehmenskultur auf besondere Weise zu präsentieren.
Ein außergewöhnlicher Veranstaltungsort unterstreicht die Botschaft, dass Ihr Unternehmen bereit ist, neue Wege zu gehen.
Die Suche nach einer solchen Location erfordert jedoch sorgfältige Überlegung, da die Anforderungen an Technik, Logistik und Komfort erfüllt werden müssen.
Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines einzigartigen Ortes für Ihr nächstes Firmenevent berücksichtigen sollten.
Die Übereinstimmung von Location und Event-Ziel
Die Location muss immer die Ziele und das Image des Unternehmens widerspiegeln. Ein Start-up, das Innovationsgeist vermitteln möchte, findet in einer alten Fabrikhalle oder einem modernen Co-Working-Space die passende Kulisse.
Ein Unternehmen, das Exklusivität und Tradition betonen will, ist in einem historischen Schloss oder einem Museum besser aufgehoben.
Die Einzigartigkeit der Location sollte die Kernbotschaft des firmenevent verstärken, nicht davon ablenken. Definieren Sie, welche Emotionen oder Werte der Raum transportieren soll, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Logistik, Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten
Auch der außergewöhnlichste Ort verliert seinen Charme, wenn die Anreise zum Albtraum wird. Prüfen Sie die Erreichbarkeit des Standorts für Ihre Gäste. Sind ausreichend Parkplätze vorhanden, oder gibt es eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel?
Bei abgelegenen Locations muss möglicherweise ein Shuttle-Service organisiert werden. Berücksichtigen Sie auch die Lieferlogistik für Catering und Technik: Kann ein LKW problemlos anfahren und entladen? Ein einzigartiger Ort erfordert oft kreativere Lösungen für die Logistik als eine Standard-Location.
Technische Infrastruktur und Raumflexibilität
Viele einzigartige Veranstaltungsorte (wie Galerien, Lofts oder Industriehallen) sind nicht primär für Events konzipiert und verfügen möglicherweise nicht über die benötigte technische Infrastruktur.
Klären Sie frühzeitig, ob ausreichend Stromanschlüsse für Beleuchtung und Sound vorhanden sind und ob eine leistungsstarke WLAN-Verbindung für Präsentationen und Gästezugang gewährleistet ist.
Prüfen Sie die Raumflexibilität – lässt sich der Raum in verschiedene Zonen (Empfang, Bühne, Catering) unterteilen, um dem Ablauf des Firmenevent gerecht zu werden?
Rechtliche Rahmenbedingungen und Genehmigungen
Unkonventionelle Orte, insbesondere denkmalgeschützte Gebäude oder Flächen im Freien, unterliegen oft strengen Auflagen.
Klären Sie die Fragen nach Lärmschutz (Sperrstunden), Brandschutzbestimmungen (Fluchtwege, maximale Personenanzahl) und gegebenenfalls benötigten Sondergenehmigungen für temporäre Bauten oder Außengastronomie.
Ein professioneller Anbieter des Veranstaltungsortes sollte in diesen Fragen beratend zur Seite stehen. Die Einhaltung der Vorschriften ist essenziell für die Sicherheit und den reibungslosen Ablauf.
Kapazitätsmanagement und Raumgefühl
Die tatsächliche Kapazität eines Raumes ist nicht immer gleichbedeutend mit der komfortablen Kapazität. Achten Sie darauf, dass der Ort auch bei voller Belegung nicht überfüllt wirkt und jeder Gast genügend Freiraum hat.
Klären Sie, wie viele Personen in den verschiedenen Settings (Stehempfang, Bankett, Theaterbestuhlung) Platz finden können.
Das einzigartige Ambiente des Ortes sollte nicht durch Enge zerstört werden. Das Raumgefühl muss die beabsichtigte Interaktion und Atmosphäre fördern.
Der Faktor Exklusivität und Markenwahrnehmung
Ein einzigartiger Ort bietet die Möglichkeit, eine exklusive Markenwahrnehmung zu schaffen. Wenn eine Location selten oder nie für Firmenveranstaltungen genutzt wird, steigert dies das “Wow”-Erlebnis für die Gäste. Der Ort wird oft zum Gesprächsthema und die Veranstaltung bleibt länger im Gedächtnis.
Berücksichtigen Sie jedoch auch die damit verbundenen Kosten: Exklusivität hat ihren Preis. Wägen Sie ab, ob der ästhetische Gewinn die zusätzlichen logistischen und finanziellen Anstrengungen rechtfertigt.
